É notável que apenas os melhores gestores e empreendedores dão a devida importância no gerenciamento de documentos. Esses administradores são precavidos, e não permitem que suas empresas entrem em situação de risco.
A alta demanda de arquivos a serem guardados cresce diariamente e o tempo em que os funcionários precisam se dedicar para procurá-los também aumenta. De acordo com uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão e Documentos), as pessoas perdem até 2 horas tentando encontrar documentos importantes.
Se a organização dos documentos digitais é garantida, horas de trabalho serão poupadas e a produtividade e qualidade de entrega da empresa se tornam muito melhores.
Quais os benefícios da organização online de documentos?
Ninguém quer perder tempo e deixar papéis importantes bagunçados, não é mesmo? Por isso selecionei alguns benefícios que a organização pode gerar.- Conservação: diminui o acúmulo de papéis e fácil manutenção.
- Captura fácil: acesso rápido aos documentos através de busca.
- Segurança: protege informações valiosas.
- Pesquisa prática: busca assertiva, permitindo que o profissional ache exatamente o que procura.
- Ordem: separar documentos por temas, categorias e nível de importância.
Qual a importância desse procedimento para minha empresa?
As empresas produzem um volume grande de arquivos diariamente, muitos com informações valiosíssimas. E os dados contidos nesses documentos são considerados recursos de competitividade, como: dados cadastrais, estatísticas da corporação, registros de procedimentos internos, contrato com clientes e fornecedores. Por isso, a preocupação com controle e segurança é constante, já que o extravio de um só documento pode gerar grandes prejuízos, como exposição de documentos sigilosos, demora e dificuldade para localizar informações e perdas de informações. Dessa forma, a implementação de umas gestão documental se torna cada vez mais necessária nas empresas, pois proporciona um fluxo mais rápido e viabiliza um melhor acompanhamento de todos os seus processos.SV Drive facilita o armazenamento de arquivos
Essa nova ferramenta exclusiva do SuasVendas permite o armazenamento de inúmeros documentos importantes para o gerenciamento e tomada de decisão da sua empresa. Por meio do SV Drive você consegue anexar arquivos junto aos cadastros existentes em sua conta, tais como: comprovante de pagamento, documentos pessoais, a ficha de cadastro do cliente, garantia do produto, contrato social de sua empresa e de seus clientes e outros. Além de anexar esses arquivos, é possível enviá-los por e-mail e compartilhar via WhatsApp. Vamos usar como exemplo o anexo de arquivos no menu Clientes (a opção também está disponível nos menus Pedidos, Indústrias, Contatos, Lançamentos do Financeiro e no cadastro de Vendedor):- Acesse o menu Clientes;
- Selecione o cliente e clique no botão Editar;
- Localize a seção SV Drive;
- Em seguida, insira o arquivo desejado clicando no botão Selecionar Arquivos, após inserido, caso deseje, é possível realizar a visualização do arquivo, o download e até mesmo a exclusão;
- Por fim, clique no botão Salvar;
- Pronto! Com os arquivos inseridos no cadastro você pode visualizá-los ou enviar por e-mail (clique aqui) no menu SV Drive.

