A ordem de serviço, também conhecida como OS, é um documento que descreve quais atividades devem ser executadas no cliente e contém informações valiosas que precisam ser registradas para que sua equipe tenha sucesso na execução do serviço. 

O uso da OS de forma física, no papel, ainda é comum em diversas empresas, e gera uma grande desorganização nos processos gerenciais, além de diminuir a produtividade das equipes externas e aumento de gastos.

Mas agora, existem no mercado sistemas que facilitam a emissão da ordem de serviço online, reduzindo diversos riscos e otimizando o trabalho. 

Hoje vim falar um pouco mais sobre esse assunto e dos benefícios que a sua empresa terá se optar pela emissão online das OS.

Quando preciso emitir uma ordem de serviço?

Após uma negociação ser fechada, as empresas que prestam serviços devem emitir a OS para que a equipe responsável pelo trabalho execute o que foi acordado.

É um documento essencial para esse tipo de negócio, pois é por meio dele que você consegue organizar as tarefas que precisam ser realizadas, a ordem de prioridade e também a centralização das informações, que é benéfica para sua equipe externa e também para sua equipe de gestão.

Viu como é importante? Agora pense em registrar tudo isso de forma manual, em um papel que pode se perder facilmente. Além de tomar seu tempo, você e seu time poderão ter grandes problemas na execução dos serviços (já pensou perder o papel e chegar no cliente sem nenhuma informação do que será feito?).

Muito mais praticidade no gerenciamento de serviços

4 Benefícios da emissão de ordens de serviço digitais

1.Organização da agenda da equipe externa

Saber de tudo que você e sua equipe precisam executar, a curto e longo prazo, proporciona um resultado mais satisfatório, tanto pro seu negócio quanto pro cliente, que terá o serviço feito dentro do prazo.

Com um sistema eficaz você consegue organizar a agenda dos colaboradores de acordo com as prioridades e surgimento de novas demandas.

2. Integração dos departamentos da empresa

Ter em mãos o registro de tudo que foi realizado em determinado período de tempo é um dos grandes benefícios de fazer a emissão da OS de forma digital. E o melhor: todos os departamentos da sua empresa também podem ter acesso rápido a esses documentos.

É uma excelente forma de fazer o mapeamento de produtividade da equipe, medir a satisfação do cliente, evitar erros financeiros e fricção das ordens emitidas. Todos os gestores terão uma visão geral da empresa.

3. Atendimento personalizado e modernizado

Você sabia que fazer um atendimento personalizado pode fidelizar seu cliente? 

Em formato digital fica muito mais simples conferir o histórico de atendimento do cliente, e desta forma você poderá direcionar melhor sua equipe externa. 

E tem mais! Utilizando a ferramenta ideal em sua empresa, você pode oferecer um link ou QR Code para que seu próprio cliente faça um orçamento ou crie uma OS sem esperar pelo seu atendimento. Ele também consegue acompanhar o andamento do serviço de forma super prática. Incrível, né?

4. Redução de erros e custos 

Já passou pela situação de escrever algo em um papel e depois não entender direito o que está escrito ? Pois é, isso é o pesadelo de vários profissionais da área de serviço, que precisam executar uma atividade mas quando pegam a OS ela está ilegível.

O preenchimento manual das ordens de serviços podem gerar um caos na sua empresa. Além da sua equipe não ser capaz de fazer a tarefa atribuída, você pode ter sérios prejuízos, como a perda de um cliente.

E por falar em prejuízo, a OS digital também te ajuda a diminuir esse problema, já que reduz custos administrativos (e também custos com pessoal) e assegura o processo de faturamento. 

Conheça o SV.Serviços

Ao longo do texto, mencionei algumas situações corriqueiras na rotina de uma empresa de serviços. De fato, um sistema pode ser seu grande aliado para que você consiga fazer uma gestão muito mais assertiva. Que tal começar a implementar em seu negócio?

O SV.Serviços é um sistema completo de gestão, que te ajuda desde a criação de uma OS até o atendimento personalizado dos seus clientes, Ele pode ser acessado de qualquer lugar, o que facilita, e muito, o trabalho da sua equipe externa.

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