4 Benefícios do armazenamento de arquivos empresariais na nuvem

11 de junho de 2019 em Dicas, Software de Gestão

Ter uma gestão corporativa eficiente é sinônimo de organização, principalmente quando o assunto é arquivos e documentos empresariais importantes. A alta demanda de dados a serem guardados cresce diariamente, e a necessidade de contar com um sistema de armazenamento na nuvem também. Segundo uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão e Documentos), as pessoas perdem até 2 horas tentando encontrar documentos importantes. O que muitas empresas já estão percebendo é que organizando todos os documentos de forma digital horas de trabalho estão sendo poupadas e a produtividade se elevando Esse tipo de solução é capaz de ajudar indústrias, distribuidoras, representantes comerciais e diversos comércios de variados setores na conservação de documentos, segurança, pesquisa prática e ordem. Caso sua empresa gere um grande volume de arquivos todos os dias, com informações valiosas como dados cadastrais, estatísticas da corporação, registos de procedimentos internos, contrato com clientes e fornecedores, está na hora de começar a armazenar tudo de maneira adequada. Confira 4 benefícios do armazenamento de arquivos empresariais na nuvem que você pode aproveitar se apostar nessa solução: 

  1. Aumenta a segurança

Manter todas as informações seguras nunca foi tão importante. Com o fluxo de dados maior do que anos atrás, fica cada vez mais necessário pensar em como as empresas podem aumentar sua segurança. O armazenamento de arquivos em nuvem é uma ótima maneira de proteger tudo que precisa, já que você tem o controle total. Com isso, tanto as ameaças internas, como erros de usuários, quanto as externas, como hackers, podem ser mitigadas com uma boa estratégia de proteção de dados. Se você tem um comércio varejista sabe que dados dos consumidores como cartão de crédito, dados pessoais, contratos e muitos outros são valiosos. No armazenamento seguro você garante que tais conteúdos não se tornem públicos ou facilmente acessados por pessoas não autorizadas.
  1. Tomada de decisão rápida

Quando qualquer situação envolve uma tomada de decisão é preciso ter as informações necessárias para ter uma análise mais crítica das questões abordadas, assim a escolha certa pode ser feita. Mas apesar de precisar fazer uma boa análise, toda decisão tem um tempo ideal para ter tomada. Caso demore mais que o necessário, várias oportunidades podem ser perdidas. Com o armazenamento de arquivos esse processo fica bem mais simples e efetivo. Você consegue analisar e pesquisar informações de maneira rápida, o que garante uma tomada de decisão baseada em dados reais e em tempo hábil. E o melhor: você não precisa estar no escritório para tomar decisões. Com um app ideal você tem acesso aos seus arquivos em qualquer lugar.
  1. Vantagem competitiva

Quem tem dados importantes sai na frente, né? Se uma loja consegue verificar os dados do cliente com mais facilidade para atendê-lo melhor, com certeza os resultados serão positivos, muito diferente de estabelecimentos em que a gestão é baseada em “achismos”. O resultado das estratégias de gestão com armazenamento em nuvem resulta em um diferencial competitivo em relação aos concorrentes que ainda não se adaptaram a essa nova realidade empresarial.
  1. Reduz custos

Não pense que o armazenamento em nuvem é apenas uma forma de organização, ele também reduz custos gerais e otimiza a qualidade dos investimentos. Quem trabalha com vendas sabe que uma decisão errada pode gerar prejuízos gigantescos ou perdas de oportunidades. Já que o processo de armazenamento digital torna tudo mais assertivo, o resultado é a economia. Assim, quanto mais você economiza, mais dinheiro sobra para investir em melhorias da empresa e em novas ações para se expandir no mercado.

SV Drive facilita o armazenamento de arquivos

O SV Drive é uma ferramenta exclusiva do SuasVendas, que permite o armazenamento de inúmeros documentos importantes para o gerenciamento e tomada de decisão da sua empresa. Por meio do SV Drive você consegue anexar arquivos junto aos cadastros existentes em sua conta, tais como: comprovante de pagamento, documentos pessoais, a ficha de cadastro do cliente, garantia do produto, contrato social de sua empresa e de seus clientes e outros. Além de anexar esses arquivos, é possível enviá-los por e-mail e compartilhar via WhatsApp. Todos os arquivos anexados no sistema são listados no menu SV Drive, onde você pode fazer a consulta do tipo de arquivo, vínculo com os cadastros, usuários que inseriu, data e hora da inserção dos arquivos e ainda permite a ordenação, por ordem alfabética, arquivos mais novos, arquivos mais antigos e outros. → Faça um TESTE GRÁTIS por 14 dias e aproveite todas as funcionalidades. ]]>

Quais as vantagens do armazenamento de documentos empresariais?

25 de outubro de 2018 em Notícias

É notável que apenas os melhores gestores e empreendedores dão a devida importância no gerenciamento de documentos. Esses administradores são precavidos, e não permitem que  suas empresas entrem em situação de risco. A alta demanda de arquivos a serem guardados cresce diariamente e o tempo em que os funcionários precisam se dedicar para procurá-los também aumenta. De acordo com uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão e Documentos), as pessoas perdem até 2 horas tentando encontrar documentos importantes. Se a organização dos documentos digitais é garantida, horas de trabalho serão poupadas e a produtividade e qualidade de entrega da empresa se tornam muito melhores.
Quais os benefícios da organização online de documentos?
Ninguém quer perder tempo e deixar papéis importantes bagunçados, não é mesmo? Por isso selecionei alguns benefícios que a organização pode gerar.
  1. Conservação: diminui o acúmulo de papéis e fácil manutenção.
  2. Captura fácil: acesso rápido aos documentos através de busca.
  3. Segurança: protege informações valiosas.
  4. Pesquisa prática: busca assertiva, permitindo que o profissional ache exatamente o que procura.
  5. Ordem: separar documentos por temas, categorias e nível de importância.
Qual a importância desse procedimento para minha empresa?
As empresas produzem um volume grande de arquivos diariamente, muitos com informações valiosíssimas. E os dados contidos nesses documentos são considerados recursos de competitividade, como: dados cadastrais, estatísticas da corporação, registros de procedimentos internos, contrato com clientes e fornecedores. Por isso, a preocupação com controle e segurança é constante, já que o extravio de um só documento pode gerar grandes prejuízos, como exposição de documentos sigilosos, demora e dificuldade para localizar informações e perdas de informações. Dessa forma, a implementação de umas gestão documental se torna cada vez mais necessária nas empresas, pois proporciona um fluxo mais rápido e viabiliza um melhor acompanhamento de todos os seus processos.
SV Drive facilita o armazenamento de arquivos
Essa nova ferramenta exclusiva do SuasVendas permite o armazenamento de inúmeros documentos importantes para o gerenciamento e tomada de decisão da sua empresa. Por meio do SV Drive você consegue anexar arquivos junto aos cadastros existentes em sua conta, tais como: comprovante de pagamento, documentos pessoais, a ficha de cadastro do cliente, garantia do produto, contrato social de sua empresa e de seus clientes e outros. Além de anexar esses arquivos, é possível enviá-los por e-mail e compartilhar via WhatsApp. Vamos usar como exemplo o anexo de arquivos no menu Clientes (a opção também está disponível nos menus Pedidos, Indústrias, Contatos, Lançamentos do Financeiro e no cadastro de Vendedor):
  1. Acesse o menu Clientes;
  2. Selecione o cliente e clique no botão Editar;
  3. Localize a seção SV Drive;
  4. Em seguida, insira o arquivo desejado clicando no botão Selecionar Arquivos, após inserido, caso deseje, é possível realizar a visualização do arquivo, o download e até mesmo a exclusão;
  5. Por fim, clique no botão Salvar;
  6. Pronto! Com os arquivos inseridos no cadastro você pode visualizá-los ou enviar por e-mail (clique aqui) no menu SV Drive.
Todos os arquivos anexados no sistema são listados no menu SV Drive, onde permite a visualização dos documentos, consulta do tipo de arquivo (jpg, pdf, excel, etc), vínculo com os cadastros, usuários que inseriu, data de hora da inserção e ainda caso deseje é possível realizar o download do arquivo. Veja o exemplo do acompanhamento dos arquivos através do menu SV Drive: Saiba sobre o limite de armazenamento do SV Drive > Clique aqui! O que achou da nova ferramenta? Conta pra gente nos comentários. Qualquer dúvida nossa equipe está à disposição. Caso ainda não seja cliente, clique AQUI e faça um teste grátis. Bom proveito!]]>