Quais as vantagens do armazenamento de documentos empresariais?

Tempo de leitura: 3 minutos

É notável que apenas os melhores gestores e empreendedores dão a devida importância no gerenciamento de documentos. Esses administradores são precavidos, e não permitem que  suas empresas entrem em situação de risco.

A alta demanda de arquivos a serem guardados cresce diariamente e o tempo em que os funcionários precisam se dedicar para procurá-los também aumenta. De acordo com uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão e Documentos), as pessoas perdem até 2 horas tentando encontrar documentos importantes.

Se a organização dos documentos digitais é garantida, horas de trabalho serão poupadas e a produtividade e qualidade de entrega da empresa se tornam muito melhores.

Quais os benefícios da organização online de documentos?

Ninguém quer perder tempo e deixar papéis importantes bagunçados, não é mesmo? Por isso selecionei alguns benefícios que a organização pode gerar.

  1. Conservação: diminui o acúmulo de papéis e fácil manutenção.
  2. Captura fácil: acesso rápido aos documentos através de busca.
  3. Segurança: protege informações valiosas.
  4. Pesquisa prática: busca assertiva, permitindo que o profissional ache exatamente o que procura.
  5. Ordem: separar documentos por temas, categorias e nível de importância.
Qual a importância desse procedimento para minha empresa?

As empresas produzem um volume grande de arquivos diariamente, muitos com informações valiosíssimas. E os dados contidos nesses documentos são considerados recursos de competitividade, como: dados cadastrais, estatísticas da corporação, registros de procedimentos internos, contrato com clientes e fornecedores.

Por isso, a preocupação com controle e segurança é constante, já que o extravio de um só documento pode gerar grandes prejuízos, como exposição de documentos sigilosos, demora e dificuldade para localizar informações e perdas de informações.

Dessa forma, a implementação de umas gestão documental se torna cada vez mais necessária nas empresas, pois proporciona um fluxo mais rápido e viabiliza um melhor acompanhamento de todos os seus processos.

SV Drive facilita o armazenamento de arquivos

Essa nova ferramenta exclusiva do SuasVendas permite o armazenamento de inúmeros documentos importantes para o gerenciamento e tomada de decisão da sua empresa.

Por meio do SV Drive você consegue anexar arquivos junto aos cadastros existentes em sua conta, tais como: comprovante de pagamento, documentos pessoais, a ficha de cadastro do cliente, garantia do produto, contrato social de sua empresa e de seus clientes e outros. Além de anexar esses arquivos, é possível enviá-los por e-mail e compartilhar via WhatsApp.

Vamos usar como exemplo o anexo de arquivos no menu Clientes (a opção também está disponível nos menus Pedidos, Indústrias, Contatos, Lançamentos do Financeiro e no cadastro de Vendedor):

  1. Acesse o menu Clientes;
  2. Selecione o cliente e clique no botão Editar;
  3. Localize a seção SV Drive;
  4. Em seguida, insira o arquivo desejado clicando no botão Selecionar Arquivos, após inserido, caso deseje, é possível realizar a visualização do arquivo, o download e até mesmo a exclusão;
  5. Por fim, clique no botão Salvar;
  6. Pronto! Com os arquivos inseridos no cadastro você pode visualizá-los ou enviar por e-mail (clique aqui) no menu SV Drive.

Todos os arquivos anexados no sistema são listados no menu SV Drive, onde permite a visualização dos documentos, consulta do tipo de arquivo (jpg, pdf, excel, etc), vínculo com os cadastros, usuários que inseriu, data de hora da inserção e ainda caso deseje é possível realizar o download do arquivo.

Veja o exemplo do acompanhamento dos arquivos através do menu SV Drive:

Saiba sobre o limite de armazenamento do SV Drive > Clique aqui!

O que achou da nova ferramenta? Conta pra gente nos comentários. Qualquer dúvida nossa equipe está à disposição.

Caso ainda não seja cliente, clique AQUI e faça um teste grátis.

Bom proveito!

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