A preparação e planejamento é a primeira etapa em um processo de vendas. Neste artigo queremos mostrar que é uma etapa fundamental e é possível ser organizado sem perder a criatividade, que é importante para os gestores e vendedores.

Organização para uma reunião

Uma reunião de negócios pode acontecer tanto na fase de prospecção, quanto em um momento com fornecedores, equipe de vendas e colaboradores da empresa. O primeiro passo que você deve tomar é fazer uma pauta, que é uma lista de assuntos propostos para discussão na reunião. Quando solicitar a reunião lembre-se de enviar a pauta para o seu cliente convidando-o a incluir outros assuntos que ele queira discutir no encontro. Com a pauta, você benefícia tanto você quanto seu cliente, que poderá se preparar para a reunião e poderá otimizar o tempo gasto. No decorrer da reunião é necessário que você, como organizador, anote os tópicos que foram discutidos. Essa anotação vai possibilitar que a ata da reunião seja elaborada. Você pode optar pela forma mais comum de registrar as anotações, de forma manual e um bloco de notas, por exemplo, mas com o uso da tecnologia mais difundido, muitos empresários optam por anotar no computador, tablet ou smartphone, utilizando para isso  softwares de gestão, agilizando e integrando o processo. Independente de como você irá fazer esse registro, tenha em mente os seguintes pontos:
  • Registre de forma objetiva os principais tópicos discutidos na reunião.
  • Em caso de atividades pendentes, registre os responsáveis pela execução, segundo o que for discutido na reunião, bem como a data que foi combinada para a finalização da atividade.
  • Desenvolva a ata para que as atividades e pendências fiquem claras, bem como o controle da execução.
Organização para visitas A rotina do vendedor pode incluir também visitas aos clientes, que podem tomar muito tempo caso não sejam bem pensadas. Vale a pena lembrar que o planejamento de visitas inclui também o planejamento antes, durante e depois. Antes da visita planeje o seu roteiro de visitas com cuidado. No Ebook Como Montar um Roteiro de Visitar: um guia prático falamos com mais detalhe sobre como fazer o seu roteiro de forma mais otimizada (você pode baixar o Ebook aqui), mas tenha em atenção alguns tópicos:
  • Conheça o horário de preferência dos seus clientes, nem sempre o que é mais conveniente para você irá agradar o seu cliente.
  • Cuidado com aqueles clientes que estão localizados em regiões com maior congestionamento, programe sua agenda para fugir dos horários de pico.
  • Planeje uma alternativa para caso haja algum imprevisto e o seu cliente não possa atendê-lo.

Organização de clientes e informações 

Tanto em uma reunião quanto na visita você vai precisar estar atento ao registro das informações mais importantes e das datas de próximas visitas e reuniões. Para isso, convém que a sua agenda de compromissos e controle de relacionamento com clientes sejam geridos de forma integrada. Você pode utilizar softwares online que vão te ajudar nesse processo. No controle de informações tenha atenção aos seguintes pontos:
  • Não ultrapasse o limite de 24 horas para dar um feedback, enviar uma ata ou enviar um proposta ao cliente.
  • Marcou a visita de retorno? Não esqueça então de registrar o que foi anotado na visita anterior, para conseguir retomar as informações.
 

Precisa de uma solução prática par organizar essas informações e a carteira de clientes? O SuasVendas possui recursos que buscam otimizar e facilitar esses processos para você. Solicite uma conversa sem compromisso com um de nossos consultores.

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2 comments on “Como se Organizar: Reunião, Visitas e Clientes

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